Digitalizace firemních procesů nemusí být bolestivá revoluce, která převrátí vše naruby. Pokud na to jdete chytře, je to evoluční proces, který posiluje vaši kontrolu, odbornost i vzájemnou důvěru s dodavatelem.
Za svou téměř třicetiletou praxi v IT jsem se účastnil mnoha projektů, které začaly s obrovskou snahou a ambicí „změnit vše najednou“. Říká se tomu strategie „velkého třesku“. Cílem je během několika měsíců nasadit komplexní systém, který vyřeší všechny aktuální neduhy firmy.
Jaká je však realita? Často je to spíše trauma. Lidé jsou frustrovaní z nástrojů, kterým dostatečně nerozumí, běžný provoz drhne a očekávaná efektivita se v lepším případě dostaví až za velmi dlouhou dobu, která není příjemná ani z pohledu uživatelů a eni z pohledu nákladů.
Abychom tomu předešli, rozhodli jsme se v našich SmartWebApps projektech, postavených na platformě Task Monitor, začít metodicky využívat technologicky, procesně i mentálně mnohem přijatelnější cestu. Říkáme jí „Měkká cesta“.
Nestavíme primárně na finálním řešení, ale na vzájemné důvěře
Měkká cesta pro nás není jen technologický termín. Je to především psychologický postup, který je mnohem přirozenější a v konečném důsledku mnohem efektivnější než tvrdá cesta vynucené změny. Věřím, že skutečná transformace procesů nemůže nastat, pokud se zákazník cítí pod tlakem nebo má pocit, že musí „upsat svou duši“ obřímu a v první chvíli pro něho nepřehlednému projektu.
Na začátku spolupráce si nemusíme slibovat “hory i s horákama”. Naše Měkká cesta nám umožňuje začít postupně a bez rizika. V první fázi se totiž děje něco mnohem důležitějšího než samotné programování. Učíme se mluvit stejnou řečí.
Zákazník postupně poznává možnosti naší platformy, zatímco my se postupně učíme chápat interní logiku unikátních pracovních procesů. Tato fáze budování vzájemného porozumění je základním kamenem jistoty. Bez ní je jakákoliv diskuze o specializovaném software jen prázdnou debatou.
Vzájemné rozložení kompetencí jako palivo pro další rozvoj
Často se setkáváme s otázkou: „Bude náš tým schopen s novým systémem efektivně pracovat?“. Odpovídáme „Ano”.
Měkká cesta tyto obavy rozptyluje díky postupnému rozložení úkolů i kompetencí. Na začátku jsme rozděleni do dvou týmů. My jsme architekti technologie a implemetační tým zákazníka je v roli architekta vlastního byznysu. Postupně spolu tyto dva světy propojujeme a tím, že nepostupujeme skokově, má zákazníkův tým čas si nový nástroj osvojit, vnímat ho jako svůj a postupně přebírat roli vizionáře, který sám navrhuje kam systém posunout v dalším kroku.
Jakmile si v malém měřítku ověříme, že naše spolupráce funguje, každý další krok je již mnohem rychlejší a efektivnější. První společné výsledky tak vytváří „efekt sněhové koule“, kdy opadají bariéry a postupná integrace dalších procesů se stává přirozenou součástí firemní kultury, nikoliv vynuceným úkolem.
Strategie „Prvního úspěchu“
V technické rovině znamená Měkká cesta paralelní transformaci již existujících procesů. Netvrdíme, že je nutné zbourat stávající ERP nebo systémy, na které je zákazník zvyklý. Naopak. Na platformě Task Monitor dokážeme vytvořit souběžné a bezpečné prostředí.
Většinou začínáme jedním, aktuálně nejkritičtějším procesem. Tím, který nejvíce brzdí a jehož digitalizace a optimalizace přinese okamžitý a hmatatelný výsledek. Říkáme tomu „Strategie prvního úspěchu“.
Co to přináší?
-
Minimální riziko: Běžný provoz firmy není ohrožen.
-
Rychlá návratnost (ROI): Systém začíná šetřit čas a peníze v řádu týdnů, ne let.
-
Klid pro Šampiona: Zákazník, jako vlastník procesu, získává jistotu a kontrolu nad agendou bez stresu z celofiremního kolapsu.
Postupná evoluce jako potvrzení
Důkazem, že tato cesta funguje, je pro nás fakt, že u našich zákazníků spolupráce trvá 10 i více let. Naše projekty se neustále rozšiřují o další a další integrované agendy. Ne proto, že by zákazníci museli, ale proto, že vidí smysl v dalším upgradu svého řízení.
Pokud cítíte, že vaše procesy mají skvělý základ, ale chybí jim odpovídající digitální nástroj nebo by si zasloužili důkladnou optimalizaci, pojďme si o tom promluvit. Bez tlaku, bez velkých slov – měkkou cestou.
Rádi s vámi probereme, kde by mohl ležet váš „První úspěch“ a jak rychle se vám investice do něj vrátí.